Strategi og organisasjonsutvikling

Strategiplan for 2018-2022 har vært retningsgivende plattform for organisasjonsutviklingen i VKT 2020. Parallelt har foretaket og foretakets styre arbeidet med en revidering av denne, ut fra endrede forutsetninger ved fylkessammenslåing. VKT sine ansatte har gjennom året vært bevisste på å følge foretakets verdier: samhandling, seriøsitet, trygghet og fleksibilitet.

Bærekraftmål 3 God helse                          

VKT tilrettelegger for at innbyggerne kan gå eller sykle til kollektivtransport der det er praktisk mulig, ved opprettelse av sykkelparkeringer og sykkelhotell i forbindelse med terminaler og knutepunkt. Det samhandles videre tett med de andre aktørene innen kollektivt og vei, for å synliggjøre terminalområder der det vil være hensiktsmessig å opprette eller utbedre gang- og sykkelvei. Videre ved å gjøre terminaler og stoppesteder mer innbydende, for å bidra til at folk ser kollektivt som mer attraktivt enn privatbil. Kollektivt er utslippsbesparende, og bidrar til bedre luftkvalitet. 

Bærekraftmål 8 Anstendig arbeid og økonomisk vekst

Arbeid, økonomisk vekst og fordeling motvirker fattigdom, og fremmer deltakelse og inkludering. Foretaket stiller krav til anstendige arbeidsforhold i prosjektene som gjennomføres og overfor leverandører.

VKT utvikler og oppgraderer sjåførfasilitetene på terminaler og endeholdeplasser, for å gi sjåførene en bedre og anstendig arbeidshverdag.

Bærekraftmål 9 Innovasjon og infrastruktur

Det er stor satsing på kollektivtrafikk, noe som gjør at det er store forventninger fra våre samarbeidspartnere og kunder rettet mot VKT sine leveranser. VKT har fulgt opp med økt effektivitet, løftet kompetansen hos ansatte og økt krav til ledelse.

Det jobbes kontinuerlig med digitalisering og effektivisering av foretakets IT-systemer.

Bærekraftmål 13 Stoppe klimaendringene

Foretaket utvikler terminaler og stoppesteder til å bli mer innbydende, for at innbyggerne skal oppleve kollektivt som mer attraktivt enn privatbil. Kollektivt er utslippsbesparende, og bidrar til bedre luftkvalitet. 

Eksempler på klimatiltak fra foretakets prosjektering av bussanleggene: oppsamlingssystem for spill og kjemikalier, tatt opp gamle ståltanker, opprettet vaskehall for buss for hele 80-85% vannbesparelse, opprettet el-infrastruktur. Videre en rekke mindre tiltak, som etablering av kjøremønster som hindrer tomgangskjøring og oppføring av tilstrekkelig tak over bussparkering for å hindre at det blir rim på bussrutene og derved fjerne behovet for oppvarming av bussene før kjøring.

Bærekraftmål 10 Mindre ulikhet

Foretaket har arbeidet med universell utforming godt etablert. Det er implementert som en naturlig del av all prosjektering. Videre gjøres løpende utbedringer av eksisterende infrastruktur, for å øke tilgjengeligheten til kollektivtransport for mennesker med funksjonsnedsettelser.

Bærekraftmål 11 Bærekraftige byer og samfunn

VKT er med på å legge til rette for lavere utslipp ved el-infrastruktur ved bussanlegg og ved å tilrettelegge for at flere skal velge kollektivt, samt kunne sykle eller gå til buss og ferge. 

Bærekraftmål 17 Samarbeid om målene

For å lykkes i arbeidet med bærekraftmålene, må foretaket samarbeide godt med aktuelle aktører tilknyttet kollektivtrafikken. Offentlige aktører, som Viken fylkeskommunes avdelinger, kommuner foretaket opererer i, og disses by- og områdeutviklingsavdelinger, Vegvesenet, Vy og Ruter AS. Private aktører, som operatører av mikromobilitet og ladestasjoner, eiendomsutviklere og grunneiere, og omkringliggende næringsvirksomhet med interesser i tilknytning til foretakets knutepunkter og større terminaler.

Kompetanseutvikling 

VKT praktiserer løpende kompetanseutvikling, med en større årlig evaluering for å avdekke eventuelle kompetansegap i forhold til foretakets strategi. VKT har kultur for høy grad oppfordring til, og ansvar for egen kompetanseheving, deling av kompetanse mellom kollegene og tverrfaglighet.

Foretakets ansatte har gjennom 2020 hatt spesielt fokus på en generell digital kompetanseheving i forbindelse med ny digital verktøykasse i Viken. Alle ansatte hadde ved utgangen av 2020 blitt tildelt mobiltelefon, og bruk av digitale verktøy ved hjelp av denne ble et kompetanseløft for flere.

Egenlæring i form av webinarer og digitale konferanser / seminarer innen eget fagfelt ble det mye av 2020. Dette ble et år hvor mange, på grunn av nasjonal nedstenging og annen omlegging på grunn av Covid-19 pandemien, fikk enkelte perioder av mer tilgjengeliggjort tid for denne typen kompetanseløft.

Pålagte kurs og sertifiseringer som Varme Arbeider for vaktmestere, og gjenoppfriskningskurs om førstehjelp og hjertestarter for alle ansatte, kunne i 2020 gå som normalt i klasserom, da de ble gjennomført før første nasjonale nedstenging inntrådte 12.mars 2020. Det ble også gjennomført et oppfølgende kurs om førstehjelp og hjertestarter i form av et digitalt kurs ved hjelp av appen Motimate på slutten av året.

Planlagt hospitering for kundeverter hos VisitOslo og omvendt, for kompetansedeling innen kundeservicefaget, måtte utgå 2020 grunnet smittevernhensyn. Det samme gjaldt for en planlagt felles samling over to dager med implementering av revidert strategi og initierende arbeid med mål for dette pr fagområde.

Kommunikasjon

God kommunikasjon er avgjørende for å skape tillit, både internt og eksternt. Internt med ansatte og eksternt med kunder og samhandlingspartnere. VKT benytter Microsoft Teams for informasjonsdeling, møter og chat, ansattportal (intranett), internkommunikasjonsverktøyene Motimate og Motimate Training, samt e-post for å informere og holde dialog mellom medarbeiderne.

Foretaket har websiden www.kollektivterminaler.no og Facebooksiden @kollektivinfra, hvor det løpende deles informasjon om aktiviteter i VKT. Det inviteres til pressemøter og sendes ut pressemeldinger fra foretaket.

VKT sine støttesystemer

Foretaket tok 2020 i bruk de samme støttesystemene som Viken fylkeskommune etter hvert som disse ble tilgjengeliggjort for VKT. Eksempelvis måtte foretaket hele 2020 benytte saks- og arkivsystemet Ephorte i påvente av eget oppsett på Elements.

Støttesystemene omfatter områdene IT, administrasjon, HR/rekruttering, anskaffelse, prosjektstyring, økonomi/regnskap og sak/arkiv.

I tillegg benytter VKT 2020 følgende støttesystemer:

• CIM: et helhetlig styringssystem for kvalitet, sikkerhet og beredskap, som mange offentlige aktører benytter, herunder politiet og brann- og redningsetaten. VKT samarbeider blant annet tett med Ruter med hensyn til CIM.
• Motimate. Et kommunikasjons- og læringsverktøy som er tilgjengelig for alle ansatte i to enkle mobilapper. Motimate brukes som sosial internkommunikasjon / kulturbygging, engasjerende trening, oppslagsverk med korte video-instruksjoner for prosedyrer spesielt ved Oslo bussterminal, samt i opplæringsøyemed ved nyansettelser.
• Bemanningssystemet Visma Gatsoft, som er integrert mot Visma HRM og Visma Lønn
• FDV- systemet Famac Web
• Trafikksystem med ca 250 oppkoblede PC’r med 4-5 klienter som daglig blir brukt som arbeidsverktøy av trafikkledere
• Ruteplanleggingsystem, hvor all trafikk planlegges av teamledere og driftsledere
• ITV system (overvåking), som totalt består av 5 klienter og ca 200 tilkoblede kamerapunkter

Helse, miljø og sikkerhet   

Arbeidsmiljøet i foretaket er meget godt, og det var kun en medarbeider som sluttet i 2020.

Vernerunder er normalt gjennomført både i den ytre driftsorganisasjonen og i foretakets administrasjon. Disse var 2020 planlagt gjennomført på tidspunkt hvor man ble forhindret av smitteverntiltak ved Covid-19-pandeminen, og ble skjøvet til rett over nyttår 2021. De ble da gjennomført for året 2020, og det ble ikke avdekket avvik av psykososial eller arbeids-/miljømessig karakter. Vernerundene ble gjennomført i februar på de ulike lokasjonene.

Foretaket er en IA-bedrift og benytter NAV IA rådgiver og bedriftshelsetjeneste etter behov. VKT har avtale med Synergi Helse under Viken fylkeskommunes rammeavtale.

Medarbeiderundersøkelse

Det var ikke gjennomført medarbeiderundersøkelse i 2020. Siste gang var i 2018. Grunnet overgang til Viken ble neste medarbeiderundersøkelse gjennomført januar 2021.

Sykefravær

Sykefraværet i VKT var på 9,2 prosent for 2020. Langtidsfraværet (over 16 dager) lå på 7,7 prosent for 2020, mens korttidsfraværet (arbeidsgiverperioden) var på 2 prosent. VKT følger opp sykefraværet og legger til rette der det er mulig for å få folk raskere tilbake på jobb. Det er ikke oppgitt at det er arbeidsrelaterte forhold som ligger til grunn.

VKT er opptatt av et godt arbeidsmiljø, og temaet er gjenganger på dagsorden, både i det daglige og på fellesmøter i foretaket som helhet og avdelingsvis. 2020 ble det lagt til rette for opprettholdelse av sosial kontakt mellom kolleger ved oppfordring til å la listen ligge lavt for å ta en kaffeprat med kolleger pr Teams og å opprettholde fredagskaffe med quiz på denne måten. Kollegene ble invitert til å spille inn og dele andre mulige sosiale arenaer når Covid-19 forhindret eller reduserte mulighetene for sosial kontakt. Dette ble løst avdelingsvis eller pr fagområde, men også på tvers av organisasjonen.

Samhandling

VKT og de øvrige medlemmene av «kollektivfamilien» har nytte og glede av en tett og god samhandling, som er en forutsetning for å få jobbet effektivt og målrettet. Kollektivtilbudet til innbyggerne vil alltid være resultatet av felles innsats fra de forskjellige aktørene.

Viktigheten av å være samkjørt på hva målene er, og dra i samme retning for å sikre effektiv utnyttelse av disponible midler kan ikke overdrives. VKT vil fortsette til aktivt å bidra til dette.

Beredskapen i forhold til Covid-19 pandemien kom raskt på plass i VKT, og smittereduserende tiltak ble iverksatt før smitten ble påvist i Norge. Det ble deretter raskt koordinert i «kollektivfamilien», hvor man 2020 holdt hyppige statusmøter over temaene beredskap og konsekvenser. VKT rapporterte regelmessig og med høy hyppighet til de forskjellige instansene av relevante myndigheter.

Sikkerhet og beredskap

VKT benytter styringssystem for sikkerhet og beredskap (CIM), et verktøy som er utviklet på bestilling fra direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Beredskapsrutiner i VKT er overført til tiltakskort, varslingslister med videre, som er lagt inn i foretakets CIM. Systemet fungerer som et samlet system ved krisehendelser. CIM for VKT er koblet opp mot Ruters informasjonssentral IOSS, slik at Ruter blir varslet av vår kriseledelse ved krisehendelser. Brannvarslingssentralen hos VKT er også koblet direkte mot Ruter IOSS, slik at de kan omdirigere bussene bort fra terminalen. Systemet brukes også i det daglige til arbeidsrelevant informasjonsdeling på Oslo bussterminal, så som vaktlogg og informasjon om hendelser.

Annenhver måned blir det i normalår gjennomført møter med foretakets leverandør av sikkerhetstjenester ved Oslo Bussterminal, Securitas, hvor tema er gjennomgang av sikkerhets- og krisehåndteringsrutiner. 2020 var det unntaksår i to retninger – for det første behov for hyppigere kontakt med Securitas i forbindelse med smittevernberedskap under Covid-19 pandemien, og for det andre streik i vekternæringen i perioden 16.september til 3.desember hvor det ikke ble avhold møter. I denne utfordrende perioden ble sikkerheten ivaretatt i en kombinasjon av stenging av terminalbygg og trafikkavvikling på utsiden, foretakets egne ansatte med streng, detaljert instruks som kan oppsummeres i egen sikkerhet og kort vei til politiet, og ved hjelp av tett samhandling og dugnadsinnsats fra blant andre Ruter AS og Galleri Oslo.  

ITV

Asker og Lysaker bussterminal fikk i 2020 installert nytt ITV system. Disse terminalene har nå det samme topp moderne overvåkningssystemet som Oslo bussterminal og flere andre VKT-drevne terminaler. Anlegget som er installert representerer det beste av hva man i dag kan forvente av et overvåkningssystem. VKT får svært positive tilbakemeldinger fra politiet i tilfeller der de ber om uttak av video og bilder ved konkrete hendelser. Personvern og GDPR-forskriftene ivaretas strengt, og ikke alle muligheter i de nye anleggene tas i bruk med begrunnelse i dette viktige hensynet.